Epidemiologi merupakan garda terdepan dari Balai Besar Veteriner Denpasar. Ada beberapa kegiatan yang dilakukan di bagian Epidemiologi yaitu : Penerimaan Sampel, Pendistribusi Sampel, Input data ke sistem infolab, permintaan data dan informasi publik, pelayanan pengaduan masyarakat, Analisa data.

  1. Penerimaan Sampel dan pendistribusi sampel

Penerimaan sampel bertugas menerima sampel, mengecek jumlah dan kondisi sampel yang dibawa oleh customer. Adapun alur penerimaan sampel adalah sbb:

  • Seorang customer mebawa spesimen ke BBVet Denpasar akan diterima di bagian penerimaan sampel.
  • Customer mengisi formulir permintaan uji dan melengkapi data yang diperlukan.
  • Petugas penerima sampel / dokter hewan menggali anamnesa dan sejarah penyakit/kasus dari customer.
  • Petugas penerima sampel / dokter hewan mengecek jumlah dan kondisi sampel untuk kelayakan pengujian sampel.
  • Petugas penerima sampel megkonfirmasi ke laboratorium pengujian terkait dengan permintaan pengujian dari customer.
  • Petugas penerima sampel melakukan validasi formulir kaji ulang permintaan. Form warna merah dan putih diserahkan kepada customer. Form warna merah diserahkan ke bendahara PNBP untuk untuk bukti pembayaran sedangkan form warna putih untuk bukti pengambilan jawaban laporan hasil pengujian (LHP).
  • Setelah disetujui oleh customer, selanjutnya customer melakukan pembayaran pengujian di Bendahara PNBP.
  • Formulir permintaan uji diserahkan ke bagian administrasi untuk mendapatkan persetujuan/disposisi dari Kabalai/mewakili.
  • Setelah persetujuan/disposisi keluar, petugas penerima sampel mencatat data di dalam buku log penerimaan sampel dan memberikan nomor agenda epidemiologi pada formulir permintaan pengujian.
  • Petugas penerima sampel memberikan label nomor agenda epidemiologi pada sampel yang akan diuji.
  • Petugas penerima sampel membuatkan surat pengantar spesimen sesuai format yang telah tersedia dan ditandatangani oleh dokter hewan.
  • Sampel didistribusikan ke laboratorium dimaksud dengan membawa surat pengantar spesimen.
  • Petugas pendistribusi sampel menyerahkan sampel dan surat pengantar spesimen kepada petugas laboratorium dengan tanda paraf petugas pada surat pengantar sebagai bukti serah terima sampel.
  • Surat pengantar spesimen dan formulir permintaan uji diserahkan kepada bagian input data.
  1. Input Data
  • Petugas input data melakukan input data ke dalam sistem infolab yang terintegrasi dengan iSIKHNAS dan terkoneksi dengan LAN di masing-masing laboratorium secara online.
  • Jika pengujian telah selesai dilakukan, dilaboratorium akan mengirim jawaban hasil uji secara online, petugas input data akan mencetak konsep laporan hasil pengujian dengan kertas warna putih.
  • Konsep LHP akan diverifikasi oleh penanggungjawab epidemiologi/dokter hewan.
  • Setelah dilakukan verifikasi dan pengecekan, konsep akan diserahkan ke duty diagnostisian yang bertugas pada saat itu. Diagnostisian memiliki hak untuk menambahkan saran pada konsep LHP.
  • Konsep yang sudah diverifikasi dan berisi saran tersebut diinput kembali ke dalam sistem infolab dan dicetak dengan kertas warna hijau yang selanjutnya dilakukan proses yang sama dengan konsep LHP.
  • LHP yang sudah diverifikasi dan ditandatangani oleh diagnostisian diserahkan ke bagian tata usaha untuk ditandatangani oleh kepala balai sebagai manajer puncak.
  • Selanjutnya proses pengiriman akan dilakukan di bagian ekspedisi.
  1. Permintaan Data dan Informasi Publik
  • Customer memohon informasi/data akan diterima di bagian informasi.
  • Customer mengisi formulir permintaan data yang sudah disediakan.
  • Petugas di bagian informasi publik akan mencatat di buku log permintaan data dan merespon permintaan data tersebut.
  • Petugas menyerahkan data yang diminta customer dengan bukti serah terima.
  1. Pelayanan Pengaduan
  • Pengguna layanan/customer melakukan pengaduan via telpon/fax, email datang langsung mengisi formulir.
  • Petugas melakukan pencatatan pengaduan, melakukan verifikasi,dokumentasi di buku log.
  • Menyampaikan keluhan masyarakat tersebut ke kabid pelayanan veteriner dan selanjutnya merupakan tugas kabid yanvet.
  1. Analisa Data
  • Selain tugas-tugas tersebut diatas, bagian epidemiologi juga melaksanakan tugas analisa data. Data yang dianalisa adalah data dari infolab yang merupakan data dar kegiatan aktif surveilans dan pasif.